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導入を相談する第13章
Googleカレンダー連携
GoogleカレンダーとSOGAの連携は、次の3つです。それぞれ別の設定なので、必要なものだけ設定してください。
3つの連携と使い分け
やりたいことに近いものを選び、下の同じ番号の項目を見てください。
1
予約をGoogleカレンダーに表示する
SOGA → Google- こんなときに
- SOGAの予約を、GoogleカレンダーやiPhoneのカレンダーでも見たい
- 設定する場所
- 管理画面「設定」→「受信設定」
- 閉じる予約枠
- 予約枠には影響しません
2
外部の予定で予約枠を閉じる
Google → SOGA- こんなときに
- 他社予約サイトの予約や、貸切・店舗の研修がGoogleカレンダーに入っている
- 設定する場所
- 管理画面「設定」→「受信設定」
- 閉じる予約枠
- 指定したスタッフ・枠数・店舗全体
3
スタッフの個人予定で予約枠を閉じる
Google → SOGA- こんなときに
- スタッフが研修・訪問・通院などの予定をGoogleカレンダーで管理している
- 設定する場所
- スタッフ本人がスタッフポータルで設定
- 閉じる予約枠
- そのスタッフ本人だけ
ポイント:1だけを設定しても、Google側の予定でSOGAの予約枠は閉じません。Googleの予定と予約が重ならないようにしたい場合は、2または3も設定してください。
1
予約をGoogleカレンダーに表示する
SOGAで受けた予約を、店舗のGoogleカレンダーにも自動で書き出します。予約の変更・キャンセルも反映されます。
設定の手順
管理画面で設定します。
1
「設定」→「受信設定」を開く
「Googleカレンダー同期」の「Googleアカウントを接続」を押し、予約を書き出すGoogleアカウントでログインします。
2
同期先と予定タイトルを選ぶ
同期先カレンダーと、予定タイトルに表示する内容（「予約あり」「お客様名」「お客様名＋メニュー」）を選びます。
3
「設定を保存」を押す
SOGAの予約が、選んだカレンダーに書き出されます。
サンプル画面
注意:予約の日時・担当・内容は、SOGAの管理画面で変更してください。Google側で編集しても、再同期のときにSOGAの内容へ戻ります。接続を解除しても、すでに書き出された予定はGoogle側に残ります。
メモ:iPhoneの標準カレンダー（Appleカレンダー）やTimeTreeで見る場合は、iPhoneの設定で同じGoogleアカウントを追加し、カレンダーの同期をオンにします。
2
外部の予定で予約枠を閉じる
他社予約サイトの予約や貸切など、Googleカレンダーに入っている予定の時間を、SOGAで予約できないようにします。
設定の手順
管理画面で設定します。1と同じ「受信設定」の画面で、1のGoogleアカウント接続を先に済ませてください。
1
確認するカレンダーを選ぶ
「外部予約・外部予定による空き枠調整」で、「選択したカレンダー」を選び、外部予約が入るカレンダーにチェックを入れます。
2
予定が入ったときの扱いを選ぶ
下の3つから選びます。「特定スタッフを予約不可」ではスタッフを、「店舗の空き枠を使用」では1件の予定が使用する枠数を指定します。
3
「予定ソースを追加」を押す
最初の同期が終わるまでは、重複予約を防ぐため、対象の予約枠を閉じた状態にします。
サンプル画面
予定が入ったときの扱い
外部の予定の種類に合うものを選びます。カレンダーごとに別の扱いを登録できます。
1
特定スタッフを予約不可
外部予約の担当者が決まっている場合に選びます。選んだスタッフだけ予約できなくなります。
例：指名予約、訪問美容、担当者別の外部予約カレンダー
2
店舗の空き枠を使用
担当者は未定でも、店舗の同時対応数を減らしたい場合に選びます。1件が使用する枠数も指定できます。
例：担当者未定の外部予約、席や設備を使う予約
3
店舗全体を予約不可
貸切、臨時休業、全員参加の研修など、店舗で予約を受けられない予定に使います。
例：貸切営業、設備点検、店舗全体の研修
注意:「店舗の空き枠を使用」は、1つの予定が実際にその枠数を使う外部予約専用のカレンダーにだけ設定してください。個人の予定など、いろいろな予定が混ざったカレンダーには向きません。
メモ:1つのカレンダーに複数スタッフの予約が混ざっていると、どのスタッフの枠を閉じるべきか判断できません。外部予約サービス側で、スタッフごと・用途ごとにカレンダーを分けておくと確実です。
3
スタッフの個人予定で予約枠を閉じる
研修・訪問・通院など、スタッフ本人のGoogleカレンダーの予定と重なる時間だけ、そのスタッフの予約枠を閉じます。使いたいスタッフだけが設定します。
設定の手順
管理画面ではなく、スタッフ本人がスタッフポータルで操作します。
1
スタッフポータルで「Googleアカウントを接続」を押す
「個人予定と予約枠の連携」にあるボタンを押し、自分のGoogleアカウントでログインします。
2
確認する範囲を選ぶ
「選択したカレンダーのみ」または「自分が所有するすべてのカレンダー」を選びます。
3
「設定を保存」を押す
同期のあと、Googleの予定と重なる時間は、そのスタッフ本人だけ予約できなくなります。
スタッフポータルのサンプル
メモ:ほかのスタッフや店舗全体の予約枠には影響しません。
4
結果を確認する・困ったとき
2と3で閉じた時間は、予約管理のタイムラインで確認できます。
予約管理画面での見え方
Googleの予定の名前や内容は表示されず、予約枠を閉じた時間だけが表示されます。
サンプル画面
メモ:Googleで予定を追加・変更すると、自動でSOGAの予約枠に反映されます。予定のタイトル・説明・場所・参加者はSOGAに保存されません。
予定が反映されないとき
次の順番で確認してください。
1
接続しているGoogleアカウントを確認する
受信設定では「接続中のアカウント」、スタッフポータルでは表示されているメールアドレスが、予定を入れているアカウントと同じか確認します。
2
対象のカレンダーを確認する
共有・購読カレンダーは対象にできません。接続したアカウントが持っているカレンダーに予定をまとめてください。
3
同期エラーの表示を確認する
受信設定またはスタッフポータルに同期エラーが表示されている場合は、Googleアカウントを接続し直します。
メモ:Googleカレンダーの追加や名前の変更は、PC版のGoogleカレンダーで行います。
